Para aprender como organizar um evento você não precisa de muita coisa, se não um papel e uma caneta. No entanto, a organização pode se tornar mais complexa do que isso com o decorrer dos dias e ter um plano adequado e flexível (com margem de erro) é fundamental.
Por isso, neste artigo, você vai ver algumas ideias de como organizar um evento passo a passo, com dicas que podem fazer toda a diferença para o sucesso ou não do seu projeto. Afinal, como você sabe, organizar um evento não é algo que acontece do dia pra noite.
Continue lendo e saiba tudo sobre o tema!
Como organizar um evento passo a passo
Para aprender como organizar um evento você não pode simplesmente comprar o melhor carpete para eventos, encomendar flores para decoração e uma equipe de sonorização para deixar as coisas mais legais. Organizar um evento é algo muito mais profundo do que isso e exige um grau de organização muito grande. Principalmente com relação a datas e encomendas.
Por isso, em oito passos, veja algumas dicas do que você precisa fazer para organizar um evento:
- Objetivo.
- Público.
- Orçamento.
- Calendário.
- Local.
- Cronograma.
- Visual.
- Divulgação.
A seguir, entenda mais sobre cada uma dessas dicas e ideias.
1- Objetivo
Antes de mais nada, você precisa de um objetivo muito claro para o seu evento. Isto é, você precisa saber exatamente sobre o que é esse evento e o que ele quer representar e transmitir para as pessoas.
Um casamento, por exemplo, tem a missão de deixar os noivos confortáveis e emocionados juntamente com os convidados. Um evento empresarial, por exemplo, pode ter inúmeros outros tipos de objetivos: Engajamento, motivação, etc.
Por isso, antes de começar a pensar na parte estética e visual, é fundamental listar os objetivos iniciais do seu evento para que as decisões do futuro sejam baseadas no que você planejou no começo. Evite decisões aleatórias!
2- Público
Você já parou para pensar que, quando você organiza um evento, faz isso para alguém? Isto é, você está organizando para um público específico e esse público precisa se sentir à vontade nesse ambiente.
Por isso, o segundo passo para aprender como organizar um evento é justamente entender o público e estabelecê-lo antes de qualquer coisa. Principalmente se o evento for para pessoas que você ainda não conhece.
Assim sendo, é muito importante entender como essas pessoas vão se sentir à vontade, que tipo de comunicação usar e quais os melhores contextos visuais para todos. Foco é importante!
3- Orçamento
Não se faz evento sem orçamento, não é mesmo? Por isso, mesmo que o orçamento seja pequeno ou irrisório para o que você gostaria de fazer de fato, é fundamental estipular esse orçamento em alguma planilha. Assim você conseguirá controlar todas as áreas e tomar decisões racionais baseadas naquilo que você pode e consegue fazer.
Saber quanto você pode gastar e até onde você pode ir vai te ajudar a abrir mão de ideias que tomariam tempo e você pode ir direto ao ponto. Além de te ajudar a conseguir prazos adequados para pedidos que devem ser feitos com antecedência.
Planilhe tudo para que você saiba o que está sendo usado, como está sendo usado, etc.
4- Calendário
A quarta etapa da organização do seu evento é estabelecer um calendário. Isto é, para aprender como organizar um evento, você precisa considerar também as datas! Elas só não estão no topo da lista porque as outras coisas também são tão importantes quanto. Mas todas as suas tomadas de decisão, encomendas e entregas devem ser baseadas na data escolhida.
Por isso, é hora de pegar o calendário e começar a pensar sobre as melhores datas para realização do evento. Considere aspectos como o clima, temperatura, outras datas comemorativas e datas que poderiam fazer conflito com outra programação.
5- Local
Assim como a data, o local é também muito importante de ser considerado logo no início da organização. Afinal, ter uma reserva adequada para o seu evento é o que garantirá que você poderá colocar algumas ideias em prática.
Por exemplo, há ideias que só podem ser colocadas em prática em ambiente interno. Outras ficam mais legais em ambientes externos. E com a decisão do local, você poderá planejar o evento, inclusive, sob medida para o espaço. Tire medidas e pense criativamente sobre o espaço locado. Essa parte criativa com base no local do evento é muito importante!
6- Cronograma
É chegada a hora de fazer o cronograma de como organizar um evento! Seja ele qual for, é muito importante ter um cronograma adequado para que as datas possam ser cumpridas e você possa, de fato, cumprir com os prazos de fornecedores e demais encomendas.
O cronograma precisa ser flexível. Isto é, você precisa dar margem para erros e acertos, de maneira a ganhar tempo em algumas situações. Por exemplo, se o evento é daqui há cinco dias, você precisa criar um cronograma de entregas para no máximo um dia antes. Assim, se atrasar, ainda terá um dia útil para receber o material ou fazer alguma coisa específica.
Ter margem de erro é fundamental em uma organização de eventos!
7- Visual
A parte artística do evento, muitas vezes, fica para o final. Afinal, você só pode pensar no visual quando já tem uma organização programada, como: data, local, público, tipo de evento, etc.
Para fazer um visual bacana, você pode contratar uma agência de publicidade ou um diretor de arte. Ele vai ajudar a criar peças e uma identidade visual bacana para o momento! Lembre-se que, se você vai imprimir alguma coisa, é importante contratar a gráfica com antecedência, pois isso é sempre algo que demora.
8- Divulgação
E por fim, é hora de pensar na divulgação do seu seu evento – se esse for o caso. Pense no convite dentro da identidade visual que você criou no passo anterior e deixe tudo com a mesma cara.
Se o evento for aberto ao público, crie uma campanha nas mídias sociais, compre mídia paga e divulgue para o público estabelecido lá no início do nosso passo a passo!
Mãos a obra!